İçinde iş yazışması, tutanak, toplantının resmi yazılı kaydıdır. Dakikalar genellikle basit geçmiş zaman. Değerlendirilen konular, varılan sonuçlar, alınan eylemler ve verilen ödevlerin kalıcı bir kaydı olarak hizmet ederler. Ayrıca, bireylerin yeni fikirler ve bu fikirlerin nasıl alındığı açısından toplantıya katkıda bulunduğu bir kayıttır. Bir toplantıda alınan oy varsa, tutanaklar teklif için kime oy kullandı ve kime karşı oy kullandı bu teklifin uygulanmasının veya reddedilmesinin sonuçları ortaya çıktığında gelecekte dikkate alınabilir semere.
Bazı dakikalar bir kayıt sekreteri tarafından tutulur, özellikle tutanak almak, tüm kayıtları ve dosyaları tutmak, takip etmekle görevli bir çalışan katılım ve oylama kayıtları ve uygun atanmış taraflara raporlama (örneğin bir yönetim kurulu veya iş). Ancak, toplantıya katılan herhangi bir kişi tarafından tutanaklar tutulabilir ve genellikle toplantıda temsil edilen birimin tüm üyelerine dağıtılır.
Birçok kuruluş, dakika tutmak için standart bir şablon veya özel bir biçim kullanır ve parçaların sırası değişebilir.