İçinde iş yazışması, teknik yazıve diğer biçimleri kompozisyon, Talimatlar bir prosedürü gerçekleştirmek veya bir görevi yerine getirmek için yazılı veya sözlü talimatlardır. Ayrıca denir öğretici yazı.
Adım adım talimatlar genellikle ikinci şahıs bakış açısı (sen, senin, senin). Talimatlar genellikle aktif ses ve zorunlu ruh hali: seyirci direkt olarak.
Talimatlar genellikle bir numara şeklinde yazılır liste böylece kullanıcılar görevlerin sırasını açıkça tanıyabilir.
Etkili talimatlar genellikle, resmi gösteren ve açıklayan görsel öğeleri (resimler, diyagramlar ve akış şemaları gibi) içerir Metin. Uluslararası bir kitleye yönelik talimatlar Baştan sona resimlerde ve tanıdık semboller. (Bunlara denir kelimesiz talimatlar.)
Gözlemler ve Örnekler
"İyi talimatlar açık, anlaşılır, eksiksiz, tutarlı ve etkilidir." (John M. Penrose ve diğerleri, Yöneticiler İçin İş İletişimi: İleri Bir Yaklaşım, 5. baskı. Thomson, 2004)
Talimatların Daha Hafif Tarafı: Son Ölenler için El Kitabı
Juno: Tamam, kılavuzu inceliyor musun?
Adam: Denedik.
Juno: Perili ara arayüz bölümü her şeyi anlatıyor. Onları kendinizden çıkarın. Bu senin evin. Perili evlere ulaşmak kolay değil.
Barbara: Pekala, pek anlamıyoruz.
Juno: Duydum. Yüzlerinizi hemen düzeltin. Açıkçası sizi göremezlerse, başlarınızı insanların önüne çekmek iyi olmaz.
Adam: O zaman daha basit başlamalıyız?
Juno: Basitçe başlayın, bildiklerinizi yapın, yeteneklerinizi kullanın, pratik yapın. İlk günden beri bu dersleri inceliyor olmalısın. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin ve Geena Davis Böcek suyu, 1988)
Temel özellikler
"Talimatlar, kahvenin nasıl yapılacağını ya da bir otomobil motorunun nasıl monte edileceğini tarif ediyor olun, tutarlı bir adım adım izlemeye eğilimlidir. Talimatların temel özellikleri şunlardır:
- Özel ve kesin Başlık
- Giriş arka plan bilgisi ile
- Gerekli parçaların, araçların ve koşulların listesi
- Sıralı adımlar
- Grafik
- Güvenlik Bilgisi
- Sonuç görevin tamamlandığını gösteren
Sıralı adımlar, bir dizi talimatın merkezidir ve genellikle belgedeki alanın çoğunu alır. "
(Richard Johnson-Sheehan, Bugün Teknik İletişim. Pearson, 2005)
Yazma Talimatları için Kontrol Listesi
- Kısa cümleler ve kısa paragraflar kullanın.
- Puanlarınızı mantıksal olarak düzenleyin.
- İfadelerinizi yapın özel.
- Kullan zorunlu ruh hali.
- Her cümleye en önemli öğeyi en baştan koyun.
- Her cümlede bir şey söyle.
- Kelimelerini dikkatli seç, kaçınarak jargon ve eğer mümkünse teknik terimler.
- Vermek misal veya bir analoji, bir ifadenin okuyucuya zarar verebileceğini düşünüyorsanız.
- Sunum mantığı için tamamlanmış taslağınızı kontrol edin.
- Adımları atlamayın veya kısayollar kullanmayın.
(Dan uyarlandı Hassas Yazma ile Jefferson D. Bates. Penguen, 2000)
Yardımcı ipuçları
"Talimatlar bağımsız belgeler veya başka bir belgenin parçası olabilir. Her iki durumda da, en yaygın hata onları izleyici için çok karmaşık hale getirmektir. Okuyucularınızın teknik seviyesini dikkatlice değerlendirin. kullanım Beyaz boşluk, grafikler ve diğer tasarım öğelerini kullanarak talimatları çekici hale getirin. En önemlisi, Dikkat, Uyarı ve Tehlike referanslarını eklediğinizden emin olun önce uygulandıkları adımlar. "
(William Sanborn Pfeiffer, Cep Telefonu Teknik İletişim Rehberi, 4. baskı. Pearson, 2007)
Test Talimatları
Bir dizi talimatın doğruluğunu ve netliğini değerlendirmek için bir veya daha fazla kişiyi talimatlarınızı takip etmeye davet edin. Tüm adımların makul bir sürede doğru bir şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını belirlemek için ilerlemelerini izleyin. Prosedür tamamlandıktan sonra, bu test grubundan karşılaşabilecekleri problemleri rapor etmelerini ve talimatları iyileştirmek için önerilerde bulunmalarını isteyin.