Onay mektuplarının amacı, belirli belgeleri veya belirli bir istek türünü aldığınızı kanıtlamaktır. Onay mektupları genellikle yasal bir sürece dahil olan her şey için kullanılır.
Mektubun Unsurları
Herhangi bir iş veya profesyonel yazışmada olduğu gibi, mektubunuza birkaç belirli ve beklenen unsurla başlamalısınız:
- Adınız, adresiniz ve sağ üstteki tarih
- Adresinizin altındaki satırın sol üst köşesinde bulunan mektubu yönlendirdiğiniz kişinin adı
- Şirket adı (uygunsa)
- Firmanın veya bireyin adresi
- Mektubun amacını kısaca koyu olarak gösteren bir konu satırı ("Yasal Dava No. 24" gibi)
- "Sevgili Bay Smith" gibi bir açılış selamı
Kabul mektubuna başlarken, bunun gerçekten bir kabul mektubu olduğunu belirten kısa bir cümle ile başlayın. Kullanabileceğiniz bazı ifadeler şunları içerir:
- Aşağıdaki belgelerin alındığını kabul ediyorum ...
- Ben makbuz kabul ediyorum ...
- Sorumlu kişinin ofise döndükten hemen sonra bu materyalleri almasını sağlayacağız.
Mektubun geri kalanı, bir veya iki paragrafta, özellikle neyi kabul ettiğinizi açıkladığınız gövde metnini içermelidir. Mektubun gövdesinin sonunda, gerekirse yardımınızı sunabilirsiniz, örneğin: "Daha fazla yardım alabilirsem, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. "Mektubu standart bir kapanışla bitirin, örneğin:" Saygılarımızla, Bay Joe Smith, XX Firma."
Örnek mektup
Örnek bir mektup şablonu görüntülemek yardımcı olabilir. Teşekkür mektubunuz için aşağıdaki biçimi kopyalamaktan çekinmeyin. Bu makalede olduğu gibi yazdırılmasa da, genellikle adresinizi ve tarihinizi doğru bir şekilde ayarlamanız gerektiğini unutmayın.
Joseph Smith
Acme Ticaret Şirketi
5555 S. Ana cadde
Anywhere, Kaliforniya 90001
25 Mart 2018
Yeniden:Yasal Dava No. 24
Sayın ______:
Bay Doug Jones önümüzdeki iki hafta boyunca ofisten ayrıldığı için 20 Mart 2018 tarihli mektubunuzun alındığını kabul ediyorum. Döndükten hemen sonra dikkatine sunulacaktır.
Bay Jones'un yokluğunda herhangi bir yardımda bulunabilirsem, lütfen aramaktan çekinmeyin.
Saygılarımla,
Joseph Smith
Mektubun adının hemen üstündeki "Saygılarımla" kapanışının altındaki mektubu imzalayın.
Diğer Hususlar
Kabul mektubu, karşı taraftan gelen mektubu, siparişi veya şikayeti aldığınız belgeleri sağlar. Konu yasal veya ticari bir anlaşmazlık haline gelirse, onay mektubunuz karşı tarafın talebine yanıt verdiğinizin kanıtını gösterir.
İş mektubu stiline aşina değilseniz, yazmanın temel biçimini öğrenmek için zaman ayırın iş mektuplarıve inceleyin iş mektupları farklı türleri. Bu, becerilerinizi, soruşturma yapmak, talepleri düzeltmekve yazma kapak mektupları.