Şirket Kredi Kartları Açıklama: Muhasebe Politikaları

Bir muhasebe politikasının şirket kredi kartı bölümü, şirket kredi kartlarının kimde olduğunu ve yapılan masraflardan kimin sorumlu olduğunu tanımladığınız bir bölümdür. Aşağıda, durumunuza göre uyarlanabilecek prosedürlerin bu bölümünün bir örneği bulunmaktadır.

Çalışanlara, işlerinin doğası gereği böyle bir kullanım gerektirdiğinde bir şirket kredi kartına erişim verilebilir. Şirket kredi kartları sadece iş harcamaları için kullanılabilir, kişisel harcamalar için kullanılamaz. İşletme giderlerine ve kesintilere örnek olarak ev ofis giderleri, otomobil giderleri, eğitim ve daha fazlası verilebilir.

Politika ve prosedür beyanının genel amacı, şirket kredi kartlarının uygun amaçlar için kullanılmasını ve günlük kullanım için yeterli kontrollerin oluşturulmasını sağlamaktır. Şirket kredi kartı politikası, şirket kullanımı için kredi kartı bulunduran tüm çalışanlar ve yöneticileri için geçerlidir.

Bir şirketin kredi kartı politikası kapsamındaki sorumluluk, kişinin rolüne bağlı olarak değişir. Örneğin, bireylerin işletme yöneticileri ve denetçilerinden farklı bir sorumluluğu vardır.

• Bireyler Holding şirketinin kredi kartları şunlardan sorumludur:
  • Kartları sadece amaçlarına uygun kullanmak
  • Tüm şirket kredi kartı işlemleri için makbuzların tutulması ve açıklamaların yapılması
  • Kredi kartı faturaları için yetki alınması
• İşletme müdürleri/denetçileri şunlardan sorumludur:
  • Şirket kredi kartlarının kullanımının şirket işleri için karta ihtiyaç duyan çalışanlarla sınırlandırılması
  • Geç ödeme ücretlerinden kaçınmak için çalışanları tarafından kullanılan kredi kartı faturalarını zamanında incelemek ve yetkilendirmek
  • Bireysel kartlar için gerekli olan kredi veya işlem düzeyindeki limitlerin belirlenmesi ve talep edilmesi
• Bir Muhasebe Departmanı sorumlu:
  • Tüm kredi kartı işlemlerinin uygun şekilde yetkilendirilmesini sağlamak
  • Geç ödeme ücretlerinden kaçınmak için kredi kartı faturalarının ödemelerini zamanında işlemek
  • Bireysel kartlar için kredi veya işlem düzeyinde limitler düzenleme

Bir şirketin kredi kartı politikasında bilmeniz gereken bazı genel şartlar olabilir. İşte dört yaygın terim ve kelime öbeği:

• Genel kredi kartı: gibi birden fazla kuruluşta kullanılabilen bir kredi kartı VİZE, American Express veya MasterCard.
• Tedarikçiye özel kredi kartı: Bir gaz şirketi veya bir ofis malzemeleri şirketi gibi yalnızca belirli bir tedarikçiyle kullanılabilen bir kredi kartı.
• Kredi limiti: İşlem öncesi kredi kartından tahsil edilebilecek toplam tutar, kredi kartı şirketi tarafından reddedilir.
• İşlem düzeyinde sınır: Karttan tahsil edilebilecek herhangi bir bireysel işlemin toplam değeri veya karttan tahsil edilebilecek işlem türü. Örneğin, bazı gaz şirketleri, benzin istasyonundaki diğer çeşitli alımlar için kredi vermeyi reddeden "yalnızca gaz" kartlarına izin verecektir.

İşletme giderleri için kredi kartı kullanan çalışanlar, şirket tarafından sağlanan prosedürü takip etmelidir. Tipik olarak, bir şirket politikasında aşağıdaki kurallar belirlenir:

• Kredi kartları sadece şirket gereksinimleri için kullanılacaktır. Tedarikçinin yeterliliğine sahip olduğu durumlarda, kartlar veya işlemler, faturalama sırasında daha büyük bir tesis için bireysel çalışanlara kodlanacaktır.
• Çalışanlar, makbuzları saklamalı ve ilk almalı ve her makbuzun arkasına harcamanın amacını not etmelidir.
• Her türlü kişisel nitelikteki harcamalar için şirket kredi kartlarının kullanılması, işten çıkarmaya kadar varan disiplin cezalarıyla sonuçlanabilir. Masrafların çalışanın bir sonraki maaş çekinden düşülmesine neden olabilir.

Şirket kredi kartı prosedürünü takip etmenin yanı sıra, çalışanlar faturalar, yetkilendirmeler ve ödemelerle ilgili bir dizi kurala da uymalıdır. Her şirket kendi benzersiz politikasını sunarken, aşağıda genel olarak neler bekleyebileceğinize bir örnek verilmiştir:

• Çalışan, ilgili makbuzları bir gider raporu (genellikle kredi olarak adlandırılır) ile birlikte sunacaktır. kart harcama raporu) ilgili yetkilendirme amirine veya yöneticisine, masraf. Çalışan seyahatteyse ve ofise geri dönmeyecekse, faks veya taranmış belgeler kabul edilebilir. iade edildiğinde orijinal makbuzların sunulması şartıyla, bir haftalık süreyi karşılamak için yolculuk.
• Fişin yanlış yerleştirildiği öğeler için ücretler, özel ücreti paraf etmesi ve yanında "fişin eksik" olduğunu belirtmesi gereken yetkilendiren kişiye açıklanmalıdır.
• Yetkilendirme amiri veya yöneticisi, ücretlerin haklı ve uygun olduğunu onaylayacaktır. Faturayı ödemeye yetkilendirmeden önce “Ödeme Tamam” ibaresini yazarak ve fatura metnini imzalamadan önce fatura.
• Onaylanan fatura ilgiliye iletilir. ödeme için muhasebe departmanı.
• NSMuhasebe Departmanı kredi kartı sözleşmesinin şartlarına göre ve gereksiz geç ödeme ücretlerinden kaçınmak için, yetkilendirmeyi doğrulayacak ve faturanın ödeme planını yapacaktır.

Bir şirket kredi kartını kabul ederken, çalışanlar genellikle gözden geçirdikten sonra bir politika ve prosedür sözleşmesi beyanı imzalar ve tarih atar. Tipik olarak, sözleşme yukarıda verilen bilgileri içerir ve imza anında kart numaranızı ve son kullanma tarihinizi isteyebilir. Aşağıda, formun sonunda bulacağınız şeye bir örnek verilmiştir:

Kurumsal Genel Kredi Kartı sahibi olmak için [şirket adı] Politika ve Prosedür Beyanı'nı okudum ve anladım. Bu form ile [şirket adı]'nın maaş çeki kişisel eşyalarımdan alıkoymasına (düşmesine) izin veriyorum, yetkisiz harcamalar ve Genel Kredi Kartımı kullanarak yaptığım rapor edilmemiş harcamalar.