Bir talep mektubu a ikna edicimektup bir ürün veya hizmetle ilgili bir sorunu tanımlamak için bir müşteri tarafından bir işletmeye veya ajansa gönderilir ve ayrıca bir şikayet mektubu olarak da adlandırılabilir.
Tipik olarak, geri ödeme gibi düzenleme talepleriyle birlikte bir talep mektubu açılır (ve bazen kapanır), işlem veya ürünle ilgili samimi bir açılış paragrafı olabilir, ancak hasar için ödeme veya ödeme tercihli.
Yöntemi olarak iş yazışması, talep mektupları mahkemeye bir talep alındığında kanıt olarak kullanılabilecek yasal olarak bağlayıcı bir iletişim şekli olarak gönderilir. Çoğu durumda, mahkeme katılımı gerekli değildir, çünkü işletme alıcısı genellikle ayar mektubu, bu da iddiayı çözmektedir.
Bir Talep Mektubunun Ana Unsurları
Çoğu işletme profesyoneli ve akademisyen, temel bir talep mektubunun dört temel unsur içermesi gerektiği konusunda hemfikirdir: şikayetin açık bir açıklaması, bunun neden olduğu çekişmeler ya da kayıplar, dürüstlük ve adalet çağrısı ve adil bir düzenleme olarak kabul edeceğiniz şeyin açıklaması dönüş.
Açıklamanın kesinliği, iddianın hızlı ve etkili bir şekilde çözülmesi için çok önemlidir, bu nedenle bir talep yazarı, tarih veya saat de dahil olmak üzere ürün veya alınan hizmet hatası, tutar maliyet ve makbuz veya sipariş numarası ve tam olarak ne olduğunu tanımlamaya yardımcı olan diğer ayrıntılar yanlış.
Bu hatanın neden olduğu rahatsızlık ve okuyucunun insanlığına ve merhametine itiraz, yazarın iddiadan istediklerini elde etmede eşit derecede önemlidir. Bu, durumu düzeltmek ve müşteriyi bir müşteri olarak sürdürmek için okuyucuya derhal yazarın isteği üzerinde hareket etme motivasyonu sağlar.
R.C. olarak Krishna Mohan, "İş Yazışmaları ve Rapor Yazma" bölümlerinde, tatmin edici bir cevap, genellikle birimin mektubu birimin başına veya hata."
Etkili Bir Mektup İçin İpuçları
Mektubun tonu, talebe göre profesyonellik sağlamak için, ticari bir form olmasa bile, en azından bir iş geçici seviyesinde tutulmalıdır. Ayrıca yazar, talebin alındıktan sonra verileceği varsayımıyla şikayeti bildirmelidir.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar ve David A. Thomas "Birinci Sınıf İş Yazışmaları Nasıl Yazılır" yazarak "iddianızı doğru ve dokunsal bir şekilde yapmalısınız" yazıyor ve sorun çözülmediyse ne yapacağınıza dair tehditlerden, suçlamalardan veya örtülü ipuçlarından kaçınmanız en iyisidir derhal."
Nezaket müşteri hizmetleri dünyasında uzun bir yol kat ediyor, bu nedenle alıcının insanlığına hitap etmek daha iyidir şirketin boykot edilmesini veya iftira atmasını tehdit etmek yerine sorunun sizi kişisel olarak nasıl etkilediğini belirtmek adlandırın. Kazalar olur ve hatalar yapılır - sivil olmak için hiçbir neden yoktur.