Rapor belirli bir bilgi için organize bir formatta bilgi sunan bir belgedir seyirci ve amaç. olmasına rağmen özetleri raporların tamamı sözlü olarak iletilebilir, tam raporlar hemen hemen her zaman yazılı belgeler biçimindedir.
"Çağdaş İş Raporları" nda Kuiper ve Clippinger, iş raporlarını "karar verme sürecinde kullanılan gözlemlerin, deneyimlerin veya olguların organize, nesnel sunumları" olarak tanımlar.
Sharma ve Mohan teknik bir rapor oluşturuyorlar "bir durumun, projenin, sürecin veya testin gerçeklerinin yazılı bir açıklaması; bu gerçeklerin nasıl tespit edildiği; önemleri; onlardan çıkarılan sonuçlar; ve [bazı durumlarda] "İş Yazışmaları ve Rapor Yazma" bölümünde yapılan öneriler.
Rapor türleri şunları içerir: notlar, dakikalar, laboratuvar raporları, kitap raporları, ilerleme raporları, gerekçe raporları, uyum raporları, yıllık raporlar, politikalar ve prosedürler.
Gözlemler
H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke ve Mary John O'Hair, "İş İletişimi: Başarı için Bir Çerçeve"
"Raporlar dört farklı ve bazen de ilgili işlevi yerine getirebilir. Tüm departmanların düzgün çalışmasını sağlamak, bilgi vermek, analiz sağlamak ve diğerlerini harekete geçmeye ikna etmek için kontrol olarak kullanılabilirler. "
Etkili Raporların Özellikleri
Shirley Kuiper ve Dorinda Clippinger, "Çağdaş İş Raporları"
"Etkili raporlar okuyucu tarafından yazarın istediği şekilde anlaşılır ve okuyucuyu istenen yazar gibi davranması için etkiler. Yazarın hedeflerine, okuyucunun ihtiyaçları ve hedeflerine uygun olması halinde ulaşılması muhtemeldir. Etkili bir rapor empatik, doğru, eksiksiz, Özlü, ve açık. Her şeyden önce, etkili bir rapor bilgiyi etik olarak sunar. "
İzleyici ile İletişim Kurmaya Warren Büfesi
Warren Buffet, Önsöz "Sade Bir İngilizce El Kitabı"
"Orijinal olmayan ama yararlı bir ipucu: Aklında belirli bir kişiyle yazın. Berkshire Hathaway'in yıllık raporunu yazarken, kız kardeşlerimle konuştuğumu iddia ediyorum. Onları hayal etmekte hiç sorun yaşamıyorum: zeki olsalar da, muhasebe veya finans konusunda uzman değiller. Anlayacaklar basit ingilizce, fakat jargon onları bulmaca. Amacım, onlara pozisyonlarımız tersine çevrilirse bana vermelerini istediğim bilgileri vermektir. Başarılı olmak için Shakespeare olmam gerekmiyor; Yine de bilgilendirmek için samimi bir arzum olmalı. "
Uzun ve Kısa Raporlar
John M. Lannon, "Teknik İletişim"
"Profesyonel dünyada, karar vericiler iki geniş rapor türüne güvenmektedir: Bazı raporlar öncelikle bilgi ('şimdi ne yapıyoruz', 'geçen ay ne yaptık', 'müşteri anketimiz ne buldu' 'bölüm toplantısında neler oldu'). Ancak, yalnızca bilgi vermenin ötesinde, birçok rapor da şunları içerir: analiz ('bu bilginin bizim için anlamı,' 'hangi eylem tarzları göz önüne alınmalıdır', 'önerdiğimiz şey ve neden').
"Her uzun (resmi) rapor için, sayısız kısa (gayri resmi) rapor, konularda bilinçli kararlar alınmasına neden olur Yönetim için işe almak için en iyi işe satın almak için en rahat ofis koltukları kadar çeşitli Eğitim. Uzun raporların aksine, çoğu kısa rapor genişletilmiş planlama gerektirmez, hızlı bir şekilde hazırlanır, az içerir veya arka plan bilgisi içermiyorsa ve ön veya son madde içermiyorsa (başlık sayfası, içindekiler, sözlük, vb). Ama onların özlülük, kısa raporlar okuyucuların ihtiyaç duyduğu bilgi ve analizi sağlar. "
Kaynaklar
Kuiper, Shirley. "Çağdaş İş Raporları." Dorinda Clippinger, 5. Baskı, Cengage Learning, 6 Şubat 2012.
Lannon, John M. "Teknik iletişim." Laura J. Güray, 14. Baskı, Pearson, 14 Ocak 2017.
Yatırımcı Eğitim ve Yardım Ofisi. "Sade Bir İngilizce El Kitabı." ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu, Ağustos 1998, Washington, D.C.
O'Hair, Dan. "İş İletişimi: Başarı için Bir Çerçeve." James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1. Baskı, Cengage Learning, 7 Nisan 2000.
Sharma. "İş Yazışmaları ve Rapor Yazma." 5. Baskı, Mc Graw Hill Hindistan, 1 Temmuz 2017.