Muhtıra Nedir? Tanım ve Örnekler

Daha yaygın olarak bilinen bir muhtıra not, dahili olarak kullanılan kısa bir mesaj veya kayıttır iletişim bir işte. Dahili yazılı iletişimin birincil biçimi, muhtıralar, E-posta ve diğer elektronik mesajlaşma biçimleri; Bununla birlikte, net notlar yazabilmek, genellikle aynı amaca hizmet ettiklerinden, dahili iş e-postaları yazarken size iyi hizmet edebilir.

Notlar, prosedürel gibi kısa ama önemli bir şeyle geniş bir kitleyle hızlı bir şekilde iletişim kurmak için kullanılabilir değişiklikler, fiyat artışları, politika eklemeleri, toplantı programları, ekipler için hatırlatmalar veya sözleşme şartlarının özetleri misal.

İletişim stratejisti Barbara Diggs-Brown etkili bir notun "kısa, Özlü, son derece organize ve asla geç değil. Bir okuyucunun sahip olabileceği tüm soruları öngörmeli ve cevaplamalıdır. Asla gereksiz veya kafa karıştırıcı bilgi sağlamaz. "

Net olun, odaklanın, kısa ve eksiksiz olun. Profesyonel bir ton alın ve dünya bunu okuyabiliyor gibi yazın - yani, herhangi bir bilgi eklemeyin bu özellikle herkesin kopyalayıp yapıştırma veya "tıklama ve" iletin."

Temel bilgilerle başlayın: makale adreslendi, tarih ve konu satırı. Notun gövdesini açık bir amaçla başlatın, okuyucuların bilmesi gerekenleri belirtin ve gerekirse okuyucuların yapması gerekenlerle sonuçlandırın. Çalışanların notu aldıktan sonra sadece gözden geçirebileceğini unutmayın, bu nedenle kısa paragraflar, alt başlıklar ve mümkün olan yerlerde listeleri kullanın. Bunlar göz için "giriş noktaları" dır, böylece okuyucu kolayca notun ihtiyacı olan kısmına geri dönebilir.

Unutma düzeltme yapmak. Yüksek sesle okumak, düşürülen kelimeleri, tekrarları ve garip cümleleri bulmanıza yardımcı olabilir.

İşte, Şükran Günü tatili nedeniyle yaklaşan program değişiklikleri hakkında çalışanları bilgilendiren kurgusal bir yayın şirketinden örnek bir iç not. Prodüksiyon ayrıca ayrı departmanlara da ayrı notlar gönderebilirdi, özellikle de her departmanın ihtiyaç duyduğu ve diğer departmanlarla ilgili olmayacak daha fazla ayrıntı varsa.

Alıcı: Tüm çalışanlar

Gönderen: E.J. Smith, Üretim Lideri

Tarih: 1 Kasım 2018

Konu: Şükran Günü Yazdırma Programı Değişikliği

Prodüksiyon herkese Şükran Günü tatilinin bu ayki baskı tarihlerimizi etkileyeceğini hatırlatmak istiyor. Normalde hafta boyunca Perşembe veya Cuma günleri UPS aracılığıyla yazıcıya gönderilecek basılı kopya sayfalarının 15:00 21 Kasım Çarşamba.

Reklam Satış ve Yayın Bölümleri

• Yayınlanmak üzere size metin veya resim gönderen kişilerin 19. haftada tatile çıkmayacağından emin olun. Dışarıdan gelen herhangi bir şey için daha erken bir süre belirleyin.
• Dahili fotoğrafçılığın ve grafik tasarımcıların bunu yapmak için daha fazla ve daha az zamanları olacağını lütfen unutmayın, bu yüzden lütfen çalışmanızı normalden daha önce uygun departmana yönlendirin.
• Lütfen 16 Kasım'dan sonra "acele" işi göndermeyin. Gerekli olan kısa dönüşlü öğelerin Şükran haftasının daha önceki son tarihlere kadar tamamlanması garanti edilemez ve atanmadan önce programın onayından geçmesi gerekir. Bunun yerine erken olun.

Fotoğraf ve Grafik Bölümleri

• Tüm üyeleri sanat departmanı tatil sezonunun başlangıcı ve daha önceki son başvuru tarihleri ​​ile başa çıkmak için gerektiğinde Kasım ayında fazla mesai yapmasına izin verilecektir.

Mümkün olan en kısa sürede malzeme alma konusunda yardımınız ve üretim departmanı personeli için gösterdiğiniz ilgi için şimdiden teşekkür ederim.

Aşağıda, bir fuardan dönen ekip üyeleriyle bir toplantı oluşturmak için kurgusal bir not yer almaktadır.

Kime: Fuar Ekibi

Gönderen: C.C. Jones, Pazarlama Sorumlusu

Tarih: 10 Temmuz 2018

Konu: Fuar İade Toplantısı

Ticaret fuarından 20 Temmuz Cuma günü işe döndüğünüzde, gösterinin nasıl gittiğini anlamak için doğu kanadı toplantı odasında öğlen yemeği toplantısı planlayalım. Neyin iyi çalıştığını ve neyin işe yaramadığını tartışmayı planlayalım, örneğin:

• Devam eden gün sayısı
• Sağlanan pazarlama malzemelerinin miktarı ve türleri
• Stand göstergeleri
• Hediyeler nasıl alındı?
• Kabin ve günün farklı saatlerinde trafiğin yeri
• Yoldan geçenlere ilgi uyandıran şey
• Stand personel kademesi

Bir ticaret fuarından döndüğünüzde takip etmeniz gereken bir milyon şeyin olduğunu biliyorum, bu yüzden toplantıyı 90 dakika veya daha az tutacağız. Lütfen şovun pazarlama yönlerine ilişkin geri bildiriminiz ve yapıcı eleştirilerinizle hazır olun. Mevcut müşteri geri bildirimleri ve yeni müşteri adayları, ürün ve satış ekipleriyle ayrı bir toplantıda ele alınacaktır. Şovdaki çalışmalarınız için teşekkür ederim.

Diggs-Brown, Barbara. PR Stil Kılavuzu. 3. baskı, Cengage Learning, 2012.